Variables mensuelles
Saisissez vos heures et vos Variables
Choisissez la société, Saisissez vos éléments et Enregistrer votre Saisie
Base de travail
Période, société et salariés
Salariés — cliquez sur un salarié pour saisir ses variables
Période clôturée : consultation uniquement, la saisie est verrouillée pour tous (client et administrateur). La période suivante s'ouvre automatiquement.
Admin
Administration
Outils réservés à l'administrateur : clôture des périodes, gestion des grilles de saisie, gestion des colonnes et traçabilité des saisies.
Salarié
Créer un salarié
Renseignez l'identité du salarié, sa société d'affectation et ses heures habituelles. Sélectionnez un salarié existant dans la liste pour modifier son en-tête.
Notification
Prévenir SDRH
Sélectionner la société à envoyer à SDRH et mettre une semaine de Fin de Saisie.
Notification
Prévenir le manager
Prévenez le manager (le client) que votre saisie est terminée.
Déclôture
Déclôturer une période
Choisissez la société à rouvrir : le cadenas est retiré et toutes les semaines redeviennent modifiables. Les variables déjà saisies sont conservées.
Admin
Gérer les grilles de saisie
Créez de nouvelles grilles, renommez-les et affectez-les aux différents clients.
Affecter une grille à un client
Grille par défaut
Cette grille sera assignée automatiquement à tout client n'ayant pas d'affectation spécifique.
Grille salarié (salariés)
La grille choisie ci-dessous est attribuée automatiquement à tous les salariés pour la saisie de leurs heures (pointage). Aucune affectation manuelle n'est nécessaire.
Admin
Gérer les colonnes du tableau
Ajoutez ou supprimez des colonnes personnalisées. À la création, cochez les grilles dans lesquelles la colonne doit apparaître. Utilisez ensuite « Visibilité par société » pour cocher, société par société, les colonnes à afficher.
Colonnes personnalisées — Grille
La diffusion par société se règle depuis « Diffusion des colonnes » dans le menu Administration.
Ordre des colonnes — Grille
Faites glisser une colonne (poignée à gauche) pour la déplacer à la position souhaitée. L'ordre est enregistré automatiquement et s'applique à la grille de saisie affichée.
Modifiez le titre affiché en haut de chaque colonne. Appuyez sur Entrée pour répartir le titre sur deux lignes. Laissez vide pour revenir au titre d'origine. Choisissez « Toutes les sociétés » pour un titre commun, ou un client pour un titre propre à ce client.
Admin
Diffusion des colonnes
Étape 1 : cochez les colonnes à diffuser. Étape 2 : cochez les sociétés qui doivent les voir. Les grilles d'affichage d'une colonne se règlent dans « Gérer les colonnes ».
1. Colonnes à diffuser
2. Sociétés destinataires
Admin
Traceur des saisies
Retrouvez qui a saisi des variables : e-mail de saisie, salarié, société, horodatage et détail de la saisie. Utilisez la loupe pour rechercher un e-mail, un salarié, une société ou une valeur.
Admin
Effacer des données
Choisissez une société, un salarié (facultatif) et une période, puis affichez la liste des données enregistrées. Sélectionnez tout ou partie des éléments avant de confirmer ou d'annuler.
Clôture
Clôturer une période
Choisissez la société et le numéro de semaine de fin de saisie : toutes les semaines jusqu'au dimanche de cette semaine sont clôturées. La saisie est alors bloquée pour tout le monde (client comme administrateur) sur cette société, et la période suivante s'ouvre automatiquement.
Admin
Config de la société
Vue en lecture : la société, la grille qui lui est affectée et les colonnes personnalisées qu'elle voit.
Personnalisation
Police du site
Choisissez la police de caractère appliquée à l'ensemble du site, variables comprises. La police « Aptos Display » est utilisée par défaut.
Saisie des variables — 01 02 03 — Hébergement 6,5 h
Admin
Interface et Mail
Attribuez un matricule, un e-mail et un mot de passe à chaque salarié. Le matricule a une longueur libre propre à chaque société. Le mail et le mot de passe permettent l'accès du salarié à son espace personnel.
Matricules et accès par société et salarié
Générer l'export CSV
Le fichier contient une ligne par salarié (et non par journée) : matricule, nom, prénom, puis le total de chaque colonne sur la période choisie. Choisissez ci-dessous les colonnes à exporter.
Colonnes à exporter
Cochez les colonnes de la grille de la société à inclure dans l'export. Les colonnes mouvementées sont pré-cochées.
Admin
Motifs d'Absence
Complétez les deux listes déroulantes « Motif absence payée » et « Motif absence non payée » de la grille de saisie. Ajoutez, renommez ou supprimez un motif : la grille se met à jour aussitôt.
Motifs payés
Motifs non payés
Salarié
Frais
Cochez les forfaits dont bénéficie ce salarié et saisissez le montant de chacun. Ces frais s'affichent dans l'en-tête de la grille de saisie et peuvent être ajoutés à la Synthèse et à l'Interface Paie.
Admin
Frais — liste des forfaits
Ajoutez, renommez ou supprimez les forfaits proposés aux salariés. Chaque forfait ajouté apparaît dans la fiche salarié, dans la Synthèse et dans l'Interface Paie.
Salarié
Gestion des horaires
Définissez les heures de pointage habituelles du salarié, jour par jour (matin, après-midi et pause éventuelle — grille HCR). La pause est déduite des heures réelles. Quand l'option ci-dessous est activée, ces horaires sont reportés automatiquement dans la grille salarié sur toutes les semaines ; le salarié et le client peuvent ensuite les ajuster directement dans la grille.
| Jour | Début matin | Fin matin | Pause matin | Début après-midi | Fin après-midi | Pause après-midi |
|---|
Admin
Colonnes de la synthèse
Choisissez une société, puis cochez les colonnes à afficher dans l'onglet Synthèse (totaux par semaine et détail jour par jour). Tant qu'aucune sélection n'est enregistrée, la synthèse reste automatique : elle montre les colonnes renseignées et les colonnes calculées.
Colonnes affichées dans la synthèse
Dès que vous enregistrez une sélection, seules les colonnes cochées apparaissent dans la synthèse de cette société. Laissez toutes les cases cochées (ou utilisez « Réinitialiser ») pour revenir au fonctionnement automatique.
Faites glisser une colonne par sa poignée (à gauche) pour définir l'ordre d'affichage dans la synthèse, puis cliquez sur « Enregistrer ».
Export
Exporter les variables
Choisissez la période, puis les salariés à inclure : tous les salariés actifs de la société affichée, ou une sélection. Choisissez ensuite la sortie : Excel, PDF ou impression (la fenêtre d'impression vous laisse sélectionner l'imprimante). Le document contient une ligne par journée renseignée. Vous pouvez y ajouter les sous-totaux hebdomadaires (heures théoriques, réelles, samedi, dimanche, HS, absences) et le total de la période pour chaque salarié.
Salariés à exporter
Salariés
Détail à inclure
Décochez cette case pour n'exporter que le détail jour par jour, sans lignes de sous-totaux ni de total.
Convention collective
Convention HCR
Vérifiez et confirmez les paramètres appliqués par l'application pour la convention collective Hôtels, Cafés, Restaurants. Les calculs présentés ci-dessous sont ceux utilisés automatiquement dans la grille de saisie et dans la synthèse.
Barème temps complet (35 h, 39 h, 42 h)
Sur la semaine (lundi → dimanche), les heures effectuées au-delà de la durée du contrat sont majorées par tranches cumulatives :
- jusqu'à 39 h : majoration de 10 % ;
- de 39 h à 43 h : majoration de 20 % ;
- au-delà de 43 h : majoration de 50 %.
Le taux de 25 % n'est jamais appliqué en HCR. Les tranches ne se reportent pas d'une semaine sur l'autre : les heures supplémentaires sont recalculées chaque semaine. Pour un contrat supérieur à 35 h, les tranches basses ne s'appliquent plus (ex. un contrat de 39 h ne génère pas d'heures à 10 %).
Exemples de cas de figure
Barème temps partiel (ex. 28 h, 32 h)
Les heures effectuées au-delà de la durée contractuelle sont d'abord des heures complémentaires :
- dans la limite du dixième (1/10) de la durée contractuelle : majoration de 10 % ;
- au-delà du dixième et jusqu'à 35 h : majoration de 25 %.
Au-delà de 35 h, les heures deviennent des heures supplémentaires et suivent le barème temps complet (+ 10 % de 35 à 39 h, + 20 % de 39 à 43 h, + 50 % au-delà de 43 h).
Exemples de cas de figure
Sociétés dépendant de la convention HCR
Une société marquée « HCR » utilise automatiquement ce barème dans la saisie des heures : heures supplémentaires 10 % / 20 % / 50 % et heures complémentaires pour le temps partiel. Ces vues servent alors de référentiel pour la grille et la synthèse. La convention s'applique aussi automatiquement aux sociétés dont la grille s'appelle « HCR ».
Pour adapter une règle (taux, tranche, plafond), indiquez-le dans le chat : le paramétrage et les calculs seront mis à jour partout.
Admin
Avancée
Outils avancés réservés à l'administrateur : configuration d'une société, motifs d'absence, frais, traçabilité des saisies, effacement de données, personnalisation et documentation.
Besoin d'aide
Besoin d'aide
Cliquez sur un sujet pour afficher l'explication. Les sujets proposés correspondent à votre profil.
Admin
Besoin d'aide — sujets
Ajoutez, modifiez ou supprimez les sujets de l'écran « Besoin d'aide ». Choisissez d'abord le profil : un salarié voit uniquement les sujets « Salarié », un client uniquement les sujets « Client ».
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