Récapitulatif complet de l'application

1. Objet de ce document

Ce document récapitule l'organisation de l'application SDRH — Fiche de temps & Variables : qui fait quoi, quels écrans existent, comment la saisie fonctionne et quelles règles de calcul ont été retenues. Il constitue une base de validation : chaque point peut être confirmé ou corrigé.

2. Les trois profils d'utilisateurs

2.1 L'administrateur (service RH)

L'administrateur voit l'ensemble des clients, des sociétés et des salariés. Il peut saisir pour n'importe qui et dispose du menu Administration qui regroupe tous les réglages. Dans l'en-tête, il choisit d'abord un client ; dans l'écran « Variables », il choisit ensuite la société, puis le salarié.

• Accès complet aux données de tous les clients.
• Création et paramétrage des salariés, des grilles et des colonnes.
• Clôture et déclôture des périodes.
• Consultation du traceur des saisies et effacement sélectif de données.

2.2 Le client (manager)

Le client est le responsable d'une ou plusieurs sociétés. Il ne voit que ses sociétés et leurs salariés. Il saisit les variables de ses salariés, gère leurs fiches et peut prévenir SDRH (le service RH) par e-mail lorsque sa saisie est terminée.

• Voit uniquement les sociétés rattachées à son compte.
• Saisit les variables de ses salariés, jour par jour.
• Crée et modifie ses salariés (horaires, temps partiel, accès, frais).
• N'a pas accès au menu Administration.

2.3 Le salarié

Le salarié se connecte avec son e-mail et son mot de passe d'accès salarié. Il ne voit que ses propres variables : aucun choix de société, aucun choix de salarié, aucun outil d'administration. Il saisit ses heures et peut prévenir son manager que sa saisie est terminée.

• Vue limitée à ses propres lignes.
• Accès à la grille de saisie et à la synthèse de sa période.
• Bouton « Prévenir le manager ».

3. La société

Une société représente l'entité pour laquelle les heures et variables sont saisies. Elle possède un code (identifiant court, par exemple « LE RESIA »), un nom, et elle est rattachée à un client (l'e-mail du manager).

• Le client ne voit que les sociétés liées à son e-mail.
• Le salarié ne voit que la société à laquelle il est affecté.
• L'administrateur voit toutes les sociétés.
• La page « Sociétés » affiche, pour chaque société, le nombre de salariés affectés, la liste de leurs noms et le total des heures réelles et supplémentaires sur la période choisie.

4. Le salarié (fiche et paramétrage)

La fiche du salarié s'ouvre depuis l'écran « Variables » (bouton « Créer un salarié », ou crayon sur une pastille de salarié). Elle regroupe :

5. La connexion

• Connexion par e-mail et mot de passe.
• Si l'e-mail correspond à une fiche salarié avec le bon mot de passe, l'espace salarié est ouvert en priorité.
• Sinon, l'e-mail est recherché parmi les comptes clients.
• La session est mémorisée dans le navigateur ; un bouton « Déconnexion » est disponible dans l'en-tête et dans le menu mobile.

6. Les grilles de saisie

Une grille définit la liste et l'ordre des colonnes affichées pour la saisie d'une société. L'affichage suit toujours le lundi → dimanche.

• Grille Paysage : grille système, présente d'origine et non supprimable. Elle sert de base et regroupe les colonnes de base.
• Grilles personnalisées : on peut en créer autant que nécessaire (par exemple « Grille Bâtiment », « Grille Coiffure », « Grille Salarié »).
• Grille par défaut : celle attribuée automatiquement à tout client qui n'a pas d'affectation spécifique.
• Grille Salarié : choisie une seule fois comme « grille salarié » ; elle est alors appliquée automatiquement à tous les salariés pour la saisie de leurs heures. Aucune affectation manuelle n'est nécessaire.
• Une grille peut être renommée, dupliquée (colonnes et ordre copiés) et supprimée (sauf la grille Paysage et sauf la grille définie par défaut).
• L'administrateur peut affecter une grille à un client précis depuis « Gérer les grilles de saisie ».
• L'écran de saisie propose un sélecteur de grille visible par l'administrateur et le client, afin de contrôler ce que voit une société donnée.

7. Les colonnes

7.1 Les colonnes de base

Elles existent dans toutes les grilles : motif d'absence payée, motif d'absence non payée, heures théoriques, heures réelles, heures samedi, heures dimanche, HS 25, HS 50, RCR acquis 25, RCR acquis 50, RCR pris, valorisation, absence, HS 25 après RCR, HS 50 après RCR, autres informations / commentaires, insalubrité, prime ou commission, acompte, panier repas, et zones 1 à 5.

7.2 Les colonnes personnalisées

L'administrateur crée ses propres colonnes. Chaque colonne possède un titre, un titre court (en-tête, sur deux lignes possibles) et un type : nombre, texte, liste de choix, case à cocher (Oui / Non), heures théoriques (calculé), heures réelles, heures de pointage (début/fin matin, pause matin, début/fin après-midi, pause après-midi), HS 25, HS 50, HS 25 après RCR, HS 50 après RCR, absence.

• Décimales : autorise ou non les valeurs décimales pour les nombres.
• Rafale : « Oui » affiche une ligne « En rafale » en haut de chaque semaine pour remplir toute la semaine d'un seul coup (utile pour un panier repas dû) ; « Non » impose la saisie jour par jour ; « Automatique » laisse l'application décider.
• Grilles d'affichage : une colonne peut appartenir à plusieurs grilles à la fois.

7.3 Visibilité, ordre et intitulés

• Visibilité par société (menu « Diffusion des colonnes ») : on coche les colonnes, puis les sociétés destinataires (ou « toutes les sociétés »).
• Ordre des colonnes : par glisser-déposer, l'ordre est enregistré automatiquement pour chaque grille.
• Intitulés : chaque colonne peut être renommée, soit pour toutes les sociétés (titre commun), soit pour un client en particulier.
• Masquer / réafficher : une colonne de base peut être masquée pour une grille donnée, et réaffichée à tout moment.

8. Le menu Administration

Réservé à l'administrateur, il s'ouvre depuis le bouton « Administration » de l'écran Variables. Il regroupe :

9. La saisie des variables

L'écran « Variables » est le cœur de l'application. Il se compose d'un en-tête (début de période, société, salariés, boutons), d'un commutateur d'onglets Saisie / Synthèse et de la grille semaine par semaine.

• Période : elle commence à la date choisie et s'affiche du lundi au dimanche sur plusieurs semaines.
• Salariés : ils apparaissent sous forme de pastilles cliquables. La pastille active détermine le salarié saisi. Une case « Afficher les salariés en sommeil » fait réapparaître les salariés masqués.
• Saisie jour par jour : chaque ligne correspond à un jour ; les colonnes sont celles de la grille de la société.
• Totaux : chaque semaine affiche ses sous-totaux, et une dernière ligne donne le total de la période.
• Enregistrement : la saisie est enregistrée automatiquement, et un bouton « Enregistrer la Saisie » permet de forcer l'enregistrement de l'ensemble de la période.
• Rafale : lorsqu'une colonne est marquée « En rafale », une ligne dédiée en haut de chaque semaine permet de remplir toute la semaine d'un seul coup.
• Un jour non saisi compte pour ses heures théoriques.

10. La synthèse

L'onglet « Synthèse » présente la période sous deux formes complémentaires :

• Un tableau de totaux par semaine.
• Un tableau de détail jour par jour, avec sous-totaux hebdomadaires et total de période.

Un filtre « Afficher du … au … » permet de restreindre la période, et un bouton « Période complète » la rétablit. Les colonnes affichées suivent l'ordre de la grille ; une colonne apparaît dès qu'elle contient une valeur. L'administrateur peut fixer, société par société, la liste des colonnes de synthèse.

11. Les règles de calcul

11.1 Heures théoriques

Les heures théoriques d'un jour sont celles de la ventilation hebdomadaire du salarié (issue de sa fiche), éventuellement ajustées par ses horaires de pointage. Une journée non saisie compte pour ses heures théoriques.

11.2 Heures réelles (heures travaillées)

Les heures réelles sont les heures travaillées du jour. Par défaut, elles reprennent les heures théoriques. Elles peuvent être saisies ou corrigées à la main : votre valeur est alors conservée et rien ne l'écrase.

Dans une grille de pointage, les heures réelles se calculent ainsi : (fin matin − début matin) + (fin après-midi − début après-midi) − pauses. Un créneau qui franchit minuit est géré.

Règle importante : les heures travaillées ne changent jamais lors de la saisie d'un panier repas, d'un commentaire, d'une prime ou de toute autre colonne. Elles ne se recalculent que lorsque vous modifiez un horaire de pointage ou que vous cochez « Journée OFF ».

11.3 Heures supplémentaires (règle générale)

• Jusqu'à 35 h par semaine : heures normales.
• De 35 h à 43 h : heures supplémentaires majorées à 25 %.
• Au-delà de 43 h : heures supplémentaires majorées à 50 %.

11.4 Règles HCR (grille HCR)

Pour les sociétés dotées d'une grille HCR, les tranches sont différentes et il n'y a pas de 25 % :

• De 35 h à 39 h : majoration à 10 %.
• De 39 h à 43 h : majoration à 20 %.
• Au-delà de 43 h : majoration à 50 %.

11.5 Temps partiel : heures complémentaires

• Les 10 % de l'horaire hebdomadaire au-delà des heures contractuelles sont majorées à 10 % (HC 10 %).
• Au-delà, et jusqu'à 35 h, les heures sont majorées à 25 % (HC 25 %).
• Au-delà de 35 h, il s'agit d'heures supplémentaires.

11.6 RCR (récupération) et valorisation

Les colonnes « RCR acquis 25 », « RCR acquis 50 » et « RCR pris » permettent de suivre les droits à récupération. Deux colonnes dépendent de ces valeurs :

• HS 25 après RCR et HS 50 après RCR : les heures supplémentaires sont réduites des récupérations déjà acquises.
• Valorisation : (RCR acquis 25 × 1,25) + (RCR acquis 50 × 1,5).

11.7 Absence

L'absence se calcule par semaine. Elle correspond à l'écart négatif entre heures réelles et heures théoriques, auquel s'ajoute le RCR pris. Elle n'apparaît que lorsqu'un motif d'absence non payée est renseigné (ou, en HCR, dès qu'il y a de l'activité).

11.8 Journée OFF

Une colonne « Journée OFF » (case à cocher) est disponible. La règle est la suivante :

• Lorsqu'elle est cochée, les heures travaillées du jour sont mises à zéro par défaut.
• Le client et l'administrateur gardent la main : ils peuvent saisir une autre valeur, qui est conservée, y compris après enregistrement et rechargement.
• Lorsqu'elle est décochée, les heures habituelles du jour reviennent.

11.9 Samedi, dimanche et autres colonnes

• Heures samedi et Heures dimanche reprennent les heures réelles du jour concerné.
• Panier repas et zones 1 à 5 sont des compteurs (nombres entiers) ; ils n'ont aucun effet sur les heures travaillées.

12. Clôture de période

• La clôture se fait société par société, en indiquant la semaine de fin de saisie.
• Toutes les semaines jusqu'au dimanche de cette semaine sont verrouillées, pour tout le monde (client comme administrateur).
• La période suivante s'ouvre automatiquement.
• L'administrateur peut déclôturer une société à tout moment : le cadenas est retiré et les semaines redeviennent modifiables.

13. Les notifications par e-mail

• Côté client : le bouton « Prévenir SDRH » ouvre une fenêtre où l'on choisit une société et une semaine de fin de saisie. SDRH reçoit un e-mail l'informant que les variables du mois sont disponibles.
• Côté salarié : le bouton « Prévenir le manager » envoie au manager (le client) de la société un e-mail signé du salarié, indiquant que sa saisie est terminée.

14. Les exports

• Excel et PDF : depuis l'écran Variables, on choisit une période puis les salariés à inclure (tous les salariés actifs de la société affichée, ou une sélection). Le fichier contient une ligne par journée renseignée, les sous-totaux hebdomadaires et le total de la période pour chaque salarié.
• Interface paie (CSV) : depuis « Interface et Mail », on choisit une société, un salarié (ou tous), une période et les colonnes à exporter. Le fichier contient une ligne par salarié (et non par journée) : matricule, nom, prénom, puis le total de chaque colonne sur la période.

15. Motifs d'absence, frais et personnalisation

15.1 Motifs d'absence

Deux listes sont gérées par l'administrateur : les motifs d'absence payée et non payée. Elles alimentent les listes déroulantes de la grille et peuvent être complétées, renommées ou supprimées.

15.2 Frais

L'administrateur définit une liste de forfaits (par exemple « Forfait IK », « Forfait Téléphone »). Pour chaque salarié, le client ou l'administrateur coche les forfaits dont il bénéficie et indique le montant. Ces frais apparaissent dans l'en-tête de la grille et peuvent être intégrés à la synthèse et à l'export paie.

15.3 Personnalisation

La fenêtre « Personnalisation » permet de choisir la police appliquée à tout le site (Aptos Display par défaut). Le style de la page (Luxury interior, Océan, Terracotta, Nuit, Prestige) se choisit depuis l'en-tête et est mémorisé par navigateur.

16. Récapitulatif des règles établies

1. Trois profils : administrateur (tout), client (ses sociétés), salarié (lui-même uniquement).
2. La grille définit les colonnes ; la grille salarié s'applique automatiquement à tous les salariés.
3. Les heures théoriques viennent de la ventilation hebdomadaire du salarié ; un jour non saisi les reprend.
4. Les heures travaillées ne bougent que sur modification d'un horaire de pointage ou via « Journée OFF » ; toute valeur saisie à la main est conservée.
5. « Journée OFF » cochée met les heures travaillées à zéro, tout en laissant le client et l'administrateur libres de les corriger.
6. Heures supplémentaires : 25 % de 35 à 43 h, 50 % au-delà (règle générale) ; 10 % de 35 à 39 h, 20 % de 39 à 43 h, 50 % au-delà (HCR).
7. Temps partiel : heures complémentaires à 10 % puis 25 %, jusqu'à 35 h.
8. Absence calculée par semaine ; HS après RCR déduites des récupérations acquises ; valorisation = RCR 25 × 1,25 + RCR 50 × 1,5.
9. Saisie sauvegardée automatiquement, avec possibilité d'enregistrer toute la période et de remplir une semaine « en rafale ».
10. Clôture par société et par semaine de fin ; la période suivante s'ouvre automatiquement ; déclôture possible par l'administrateur.
11. Exports Excel/PDF détaillés, et export paie CSV (une ligne par salarié).